domingo, 30 de agosto de 2015

Organização para um Trabalho Profícuo.


Qualquer que seja a atividade em que uma pessoa se envolva: profissional, amadora, empresarial, política, religiosa, social, cultural, lazer ou de outra natureza, se não houver um mínimo de organização, de disciplina, de rigor e de responsabilidade, a par do maior prazer possível, no que se está a fazer, o mais certo é não se conseguir um resultado positivo e ficar-se longe do sucesso que tanto se almejava.
A exigência da sociedade em geral, e dos consumidores de bens e serviços em particular, não se compadece com a falta de profissionalismo, empenho, modernização e técnicas reputacionais que, através de uma ética e deontologia apropriadas à atividade específica, conduzam os intervenientes à satisfação recíproca e, portanto, ao êxito.
Acredita-se que se pode estar de acordo que a organização, os bons hábitos, a disciplina, os princípios, os valores, devem começar e praticar-se em casa, na vida privada para depois, sem dificuldades de maior, se transporem para a vida pública, por isso: «Evidentemente, uma vida organizada é muito mais eficiente do que outra onde impera o caos. A maioria de nós poderia aumentar a própria eficiência com mais organização. Contudo, as regras muito rígidas atualmente não são mais regra geral quando se trata de organizar.» (Michael LeBoeuf, in MANDINO, 1982:256).
Muito dificilmente se consegue elaborar leis, regulamentos, estatutos, outras normas e documentos disciplinadores, que abranjam todas as situações possíveis, havendo sempre lacunas por onde é possível tentar-se a ilibação de uma eventual infração. Regulamentar no sentido amplo, identificando possíveis situações mais graves, deixando para a jurisprudência e para soluções casuísticas, simplificando o funcionamento das instituições, parece ser a metodologia mais aconselhável.
Adotando uma certa maleabilidade, na organização e funcionamento das pessoas e instituições, pode-se aceitar, possivelmente com alguma reserva que: «Há, no entanto, boas orientações para organizar sua vida e seus pensamentos. Se você as seguir apenas como instruções e não como leis inflexíveis, verá que lhe ajudarão a aproveitar o máximo de seu tempo e de seu esforço.» (Ibid.:257).
A organização não passa, apenas, por regulamentos, disciplina, rigor, profissionalismo, porque há outras variáveis, mais de natureza, psíquica, física, ergonómica e ambiental. Neste sentido o local de trabalho é essencial, para se obter resultados positivos, enfim, para se chegar ao sucesso.
Com efeito são muito importantes: «1. Localização. (…). Se o trabalho requer concentração, procure um lugar tranquilo e reservado. Por outro lado, se está começando um negócio próprio, escolha um local movimentado, para facilitar o acesso de possíveis fregueses do seu estabelecimento. 2. Espaço. (…). É útil saber o espaço disponível antes de provê-lo com as ferramentas necessárias. 3. Acesso fácil às ferramentas que utiliza com mais frequência. (…). Evite encher o espaço com coisas desnecessárias. (…). 4. Conforto. (…) Um local de trabalho confortável geralmente dispõe de cadeiras, ventilação e iluminação adequadas. (…) Uma ventilação adequada evita a fadiga desnecessária causada por ambientes abafados. Quanto à temperatura ideal para se trabalhar, há preferências pessoais. Entretanto é sempre bom garantir um local longe das correntes de ar.» (Ibid.: 258-59).
Um outro aspeto importante, no que respeita à organização para um trabalho profícuo, tem a ver com a mesa/secretária de trabalho que, em princípio, deve estar o mais limpa possível de papéis e objetos que nada têm a ver com as funções do trabalhador.
Nesta perspectiva pode-se concordar que a mesa/secretária não é: «1. Um depósito de papel velho. (…). 2. Um depósito de comida, roupas, guarda-chuvas e outras miudezas não relacionadas com o trabalho. (…). 3. Um lugar para empilhar papéis ou coisas de que você precisa se lembrar. (…). 4. Um símbolo de status ou lugar para exibir prémios, troféus e coisas afins. (…). (Ibid.:259-60).
A contrapartida para rentabilizar, com o maior sucesso possível, a mesa/secretária de trabalho, pode-se descrever como se segue: «1. Tenha sempre um só projeto de cada vez sobre a mesa – o qual deve ser a sua prioridade máxima naquele momento. 2. Mantenha as coisas fora da mesa até ao momento em que você está pronto para examiná-las. Guarde-as em armários, arquivos ou gavetas, mas deixe-as fora do caminho. 3. Não desvie seu trabalho para outras atividades por serem mais fáceis ou atrativas. (…). 4. Quando terminar uma tarefa, coloque-a no escaninho de saída, para ser encaminhado. Verifique em seguida suas prioridades e passe para o próximo item de sua lista. (…). (Ibid.:261).
No que respeita diretamente ao colaborador, às suas condições intrínsecas, também é interessante, refletir sobre alguns aspetos que influenciam na produtividade, como por exemplo a capacidade de concentração: «Na medida em que concentremos nossos esforços, teremos sucesso em conseguir o que desejamos da vida. A capacidade de concentração permitiu a muitos homens, de aptidões modestas, atingir cumes de sucesso que nem alguns gênios puderam alcançar.» (Ibid. 262).
Para além dos aspetos apontados, convém referir que o local dos afazeres deve estar afeto ao ato de trabalhar. De igual modo, em caso de cansaço temporário é aconselhável parar por alguns momentos, na medida em que: «Saber quando parar é uma sábia manobra tática, mas não suficiente para terminar o trabalho e ir até ao fim. Em algum momento do processo você tem de enfrentar o trabalho e ir até ao fim.» (Ibid.:263).
O recurso às capacidades intelectuais e, portanto, também à memória, aqui no sentido de a qualquer momento se ter a noção do que já foi realizado, do que é necessário iniciar e concluir, é feito através da recordação. Na verdade: «Nossa memória não é uma mera coisa, ela é um teste de habilidade. Ela pode ser vista, sentida, examinada, medida. As habilidades da memória são geralmente devidas a três grandes estágios: 1. Lembrar. Colocar a informação para ser armazenada. 2. Gravar. Armazenar o material no cérebro até que se necessita usá-lo. 3. Recuperar. Trazer à tona o material, quando necessário. É este último estágio a razão de nossos maiores problemas.» (Ibid.:264-65).
Na conceção de um bom sistema organizativo, deve-se considerar sempre os assuntos de menor importância, juntando-os para serem resolvidos, preferencialmente em conjunto, numa sequência que permita não ficar nada por executar, porque: «As sessões de pequenas tarefas são uma maneira eficiente de evitar que estas interfiram na realização de seus objetivos mais importantes.» (Ibid.: 266-67).
Na vida individual de qualquer pessoa, instituição ou empresa, sempre existem dificuldades, problemas para resolver, por isso é contraproducente ignorá-los, ou adiá-los por tempo indeterminado, até porque alguns nem podem aguardar muito tempo por uma solução.
Nesse sentido, considera-se que: «Organizar a maneira de encarar um problema já é meio caminho andado na sua solução. As orientações que se seguem o ajudarão a se manter alerta para quando tiver de enfrentar e ultrapassar todos obstáculos ao sucesso. Não complique seus problemas sem necessidade (…). Aborde o problema de forma criativa. (…) Aprenda a Distinguir entre a Urgência e a Importância (…). Procure se Antecipar a Crises Potenciais (…). Coloque seu Subconsciente para funcionar (…).» (Ibid.:267-70).
A organização pessoal, institucional, empresarial ou de qualquer outra natureza é, portanto, o “calcanhar de Aquiles” para a partir dela se chegar ao sucesso, ou tombar para o fracasso. A responsabilidade de quem tem por funções organizar, seja um setor, uma empresa, um conjunto de tarefas a distribuir pelos colaboradores, um país, é sempre muito grande, incompatível com improvisos, desleixos, incompetência anacronismos e outras situações prejudiciais para um Serviço Profícuo.
Organizar para um trabalho rigoroso, sério e produtivo, equivale a ter objetivos, resultados concretos, alcançar o sucesso e, para que todas as etapas decorram com a maior normalidade, também parece importante alguma capacidade de previsibilidade, quanto ao que pode acontecer em circunstâncias normais, nomeadamente, na gestão do tempo para a realização de determinadas tarefas, ou mesmo para enfrentar algum problema.
Assim e com efeito: «A solução de problemas em geral opera da mesma forma. (…). Um pouco de previsão e manutenção preventiva é uma garantia para que você possa usar seu tempo realizando seus objetivos ao invés de consumi-lo ao tentar reagir às crises.» (Ibid.:269).

Bibliografia.

MANDINO, Og., (1982). A Universidade do Sucesso. 2ª Edição. Trad. Eugênia Loureiro. Rio de Janeiro, RJ: Editora Record.

Diamantino Lourenço Rodrigues de Bártolo
Telefone: 00351 936 400 689

Imprensa Escrita Local:

Jornal: “O Caminhense”
Jornal: “A Nossa Gente”
Jornal: “Terra e Mar”

Portugal: http://www.caminha2000.com (Link’s Cidadania e Tribuna)

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