Qualquer que seja a atividade em que uma pessoa se
envolva: profissional, amadora, empresarial, política, religiosa, social,
cultural, lazer ou de outra natureza, se não houver um mínimo de organização,
de disciplina, de rigor e de responsabilidade, a par do maior prazer possível,
no que se está a fazer, o mais certo é não se conseguir um resultado positivo e
ficar-se longe do sucesso que tanto se almejava.
A exigência da sociedade em geral, e dos
consumidores de bens e serviços em particular, não se compadece com a falta de
profissionalismo, empenho, modernização e técnicas reputacionais que, através
de uma ética e deontologia apropriadas à atividade específica, conduzam os
intervenientes à satisfação recíproca e, portanto, ao êxito.
Acredita-se que se pode estar de acordo que a
organização, os bons hábitos, a disciplina, os princípios, os valores, devem
começar e praticar-se em casa, na vida privada para depois, sem dificuldades de
maior, se transporem para a vida pública, por isso: «Evidentemente, uma vida organizada é muito mais eficiente do que outra
onde impera o caos. A maioria de nós poderia aumentar a própria eficiência com
mais organização. Contudo, as regras muito rígidas atualmente não são mais
regra geral quando se trata de organizar.» (Michael LeBoeuf, in MANDINO,
1982:256).
Muito dificilmente se consegue elaborar leis,
regulamentos, estatutos, outras normas e documentos disciplinadores, que
abranjam todas as situações possíveis, havendo sempre lacunas por onde é
possível tentar-se a ilibação de uma eventual infração. Regulamentar no sentido
amplo, identificando possíveis situações mais graves, deixando para a
jurisprudência e para soluções casuísticas, simplificando o funcionamento das
instituições, parece ser a metodologia mais aconselhável.
Adotando uma certa maleabilidade, na organização e
funcionamento das pessoas e instituições, pode-se aceitar, possivelmente com
alguma reserva que: «Há, no entanto, boas
orientações para organizar sua vida e seus pensamentos. Se você as seguir
apenas como instruções e não como leis inflexíveis, verá que lhe ajudarão a
aproveitar o máximo de seu tempo e de seu esforço.» (Ibid.:257).
A organização não passa, apenas, por regulamentos,
disciplina, rigor, profissionalismo, porque há outras variáveis, mais de
natureza, psíquica, física, ergonómica e ambiental. Neste sentido o local de
trabalho é essencial, para se obter resultados positivos, enfim, para se chegar
ao sucesso.
Com efeito são muito importantes: «1. Localização. (…). Se o trabalho requer
concentração, procure um lugar tranquilo e reservado. Por outro lado, se está
começando um negócio próprio, escolha um local movimentado, para facilitar o
acesso de possíveis fregueses do seu estabelecimento. 2. Espaço. (…). É útil
saber o espaço disponível antes de provê-lo com as ferramentas necessárias. 3.
Acesso fácil às ferramentas que utiliza com mais frequência. (…). Evite encher
o espaço com coisas desnecessárias. (…). 4. Conforto. (…) Um local de trabalho
confortável geralmente dispõe de cadeiras, ventilação e iluminação adequadas.
(…) Uma ventilação adequada evita a fadiga desnecessária causada por ambientes
abafados. Quanto à temperatura ideal para se trabalhar, há preferências
pessoais. Entretanto é sempre bom garantir um local longe das correntes de ar.»
(Ibid.: 258-59).
Um outro aspeto importante, no que respeita à
organização para um trabalho profícuo, tem a ver com a mesa/secretária de
trabalho que, em princípio, deve estar o mais limpa possível de papéis e
objetos que nada têm a ver com as funções do trabalhador.
Nesta perspectiva pode-se concordar que a
mesa/secretária não é: «1. Um depósito de
papel velho. (…). 2. Um depósito de comida, roupas, guarda-chuvas e outras
miudezas não relacionadas com o trabalho. (…). 3. Um lugar para empilhar papéis
ou coisas de que você precisa se lembrar. (…). 4. Um símbolo de status ou lugar
para exibir prémios, troféus e coisas afins. (…). (Ibid.:259-60).
A contrapartida para rentabilizar, com o maior
sucesso possível, a mesa/secretária de trabalho, pode-se descrever como se
segue: «1. Tenha sempre um só projeto de
cada vez sobre a mesa – o qual deve ser a sua prioridade máxima naquele
momento. 2. Mantenha as coisas fora da mesa até ao momento em que você está
pronto para examiná-las. Guarde-as em armários, arquivos ou gavetas, mas
deixe-as fora do caminho. 3. Não desvie seu trabalho para outras atividades por
serem mais fáceis ou atrativas. (…). 4. Quando terminar uma tarefa, coloque-a
no escaninho de saída, para ser encaminhado. Verifique em seguida suas
prioridades e passe para o próximo item de sua lista. (…). (Ibid.:261).
No que respeita diretamente ao colaborador, às suas
condições intrínsecas, também é interessante, refletir sobre alguns aspetos que
influenciam na produtividade, como por exemplo a capacidade de concentração: «Na medida em que concentremos nossos
esforços, teremos sucesso em conseguir o que desejamos da vida. A capacidade de
concentração permitiu a muitos homens, de aptidões modestas, atingir cumes de
sucesso que nem alguns gênios puderam alcançar.» (Ibid. 262).
Para além dos aspetos apontados, convém referir que
o local dos afazeres deve estar afeto ao ato de trabalhar. De igual modo, em
caso de cansaço temporário é aconselhável parar por alguns momentos, na medida
em que: «Saber quando parar é uma sábia
manobra tática, mas não suficiente para terminar o trabalho e ir até ao fim. Em
algum momento do processo você tem de enfrentar o trabalho e ir até ao fim.»
(Ibid.:263).
O recurso às capacidades intelectuais e, portanto,
também à memória, aqui no sentido de a qualquer momento se ter a noção do que
já foi realizado, do que é necessário iniciar e concluir, é feito através da
recordação. Na verdade: «Nossa memória
não é uma mera coisa, ela é um teste de habilidade. Ela pode ser vista,
sentida, examinada, medida. As habilidades da memória são geralmente devidas a
três grandes estágios: 1. Lembrar. Colocar a informação para ser armazenada. 2.
Gravar. Armazenar o material no cérebro até que se necessita usá-lo. 3. Recuperar.
Trazer à tona o material, quando necessário. É este último estágio a razão de
nossos maiores problemas.» (Ibid.:264-65).
Na conceção de um bom sistema organizativo, deve-se
considerar sempre os assuntos de menor importância, juntando-os para serem resolvidos,
preferencialmente em conjunto, numa sequência que permita não ficar nada por
executar, porque: «As sessões de pequenas
tarefas são uma maneira eficiente de evitar que estas interfiram na realização
de seus objetivos mais importantes.» (Ibid.: 266-67).
Na vida individual de qualquer pessoa, instituição
ou empresa, sempre existem dificuldades, problemas para resolver, por isso é
contraproducente ignorá-los, ou adiá-los por tempo indeterminado, até porque
alguns nem podem aguardar muito tempo por uma solução.
Nesse sentido, considera-se que: «Organizar a maneira de encarar um problema
já é meio caminho andado na sua solução. As orientações que se seguem o
ajudarão a se manter alerta para quando tiver de enfrentar e ultrapassar todos
obstáculos ao sucesso. Não complique seus problemas sem necessidade (…). Aborde
o problema de forma criativa. (…) Aprenda a Distinguir entre a Urgência e a
Importância (…). Procure se Antecipar a Crises Potenciais (…). Coloque seu
Subconsciente para funcionar (…).» (Ibid.:267-70).
A organização pessoal, institucional, empresarial
ou de qualquer outra natureza é, portanto, o “calcanhar de Aquiles” para a partir dela se chegar ao sucesso, ou
tombar para o fracasso. A responsabilidade de quem tem por funções organizar,
seja um setor, uma empresa, um conjunto de tarefas a distribuir pelos
colaboradores, um país, é sempre muito grande, incompatível com improvisos,
desleixos, incompetência anacronismos e outras situações prejudiciais para um
Serviço Profícuo.
Organizar para um trabalho rigoroso, sério e
produtivo, equivale a ter objetivos, resultados concretos, alcançar o sucesso
e, para que todas as etapas decorram com a maior normalidade, também parece
importante alguma capacidade de previsibilidade, quanto ao que pode acontecer
em circunstâncias normais, nomeadamente, na gestão do tempo para a realização
de determinadas tarefas, ou mesmo para enfrentar algum problema.
Assim e com efeito: «A solução de problemas em geral opera da mesma forma. (…). Um pouco de
previsão e manutenção preventiva é uma garantia para que você possa usar seu
tempo realizando seus objetivos ao invés de consumi-lo ao tentar reagir às
crises.» (Ibid.:269).
Bibliografia.
MANDINO, Og., (1982). A Universidade do Sucesso. 2ª Edição. Trad.
Eugênia Loureiro. Rio de Janeiro, RJ: Editora Record.
Diamantino Lourenço Rodrigues de Bártolo
Telefone:
00351 936 400 689
Imprensa
Escrita Local:
Jornal:
“O Caminhense”
Jornal:
“A Nossa Gente”
Jornal:
“Terra e Mar”
